Статьи‎ > ‎

Татьяна Софронова: Оптимизация процесса управления нормативной документацией в организации с применением ИПС NormaCS

Отправлено 28 февр. 2017 г., 23:52 пользователем ООО "НормаИнформ"   [ обновлено 1 мар. 2017 г., 3:24 ]

Ни у кого не вызывает сомнений необходимость применения нормативно-технической документации (НТД) в организации. Таковы и требования Российского Законодательства, выраженные в законах РФ «О техническом регулировании», «О защите прав потребителей» и других нормативных актах.

Нормативно-технические документы внешнего происхождения применяются субъектами хозяйственной деятельности на всех стадиях жизненного цикла продукции: на этапе разработки, подготовки продукции к производству, ее изготовления, реализации (поставки, продажи), использования (эксплуатации), хранения, транспортирования и утилизации.

Кроме того, каждое предприятие имеет нормативные документы внутреннего происхождения (СТО, ТУ, различные инструкции, рекомендации и др.). Такие документы могут разрабатываться на применяемые в данной организации продукцию, процессы и оказываемые в ней услуги, а также на продукцию, создаваемую и поставляемую данной организацией на внутренний и внешний рынок, на работы, выполняемые данной организацией на стороне и оказываемые ею на стороне услуги в соответствии с заключенными договорами (контрактами).

На предприятии процедура управления нормативной документацией как внутреннего, так и внешнего происхождения, как правило, прописана в стандарте предприятия с указанием сроков выполнения основных действий.

Процесс управления внешней нормативно-технической документацией ведется по, так называемой, «классической схеме» и заключается в формировании и ведении фонда НТД, по большей части, на бумажном носителе информации (БНИ).

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 1.15-2009 «Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Правила создания и функционирования», фондом НТД должна заниматься служба стандартизации. Эти работы также могут быть возложены на структурное подразделение (СП), которое выполняет иные функции, например: менеджмента качества, метрологическую службу, научно-исследовательское или инновационное подразделения.

Для формирования фонда данная служба должна приобретать документы через поставщиков НД, организаций, являющихся держателями/разработчиками документации. При этом служба обязана вести учет применяемых в организации нормативных документов, соблюдаемых технических регламентов, а также обеспечивать хранение контрольных экземпляров документов, входящих в фонд, и предоставлять заинтересованным структурным подразделениям необходимое количество экземпляров документов или их копий.

При ведении фонда служба стандартизации должна проводить следующие работы:

- осуществлять абонентный учет документов фонда (их копий), находящихся в других структурных подразделениях;

- обеспечивать своевременное обновление фонда путем приобретения необходимых для этого документов;

- своевременно и с соблюдением правил, установленных в организации, осуществлять актуализацию документов фонда и копий этих документов, находящихся в других структурных подразделениях, путем внесения принятых (утвержденных) изменений, дополнений и поправок во все учтенные в организации экземпляры документов (их копий);

- осуществлять изъятие отмененных документов (их копий) и замену их на введенные в действие документы (их копии).

Процесс формирования и ведения фонда НТД на БНИ в организации можно представить схематично:




Но, как показывает практика, в большинстве случаев, данная схема управления НТД малоэффективна.

Во-первых, сроки предоставления НТД структурным подразделениям не соответствуют временным интервалам, установленным стандартом предприятия для выполнения заявок на предоставление документации. Как правило, большой процент приобретаемой документации доходит до подразделений предприятия с запозданием. Это касается, в первую очередь, ситуаций, когда поиски разработчика документов затруднены. Кроме того, оплата заказанных документов не всегда может производиться в срок (в зависимости от цены и количества приобретаемых документов), что также, в свою очередь, затрудняет своевременную поставку НТД конечному пользователю.

Невозможность своевременного выполнения заявок приводит к тому, что специалисты структурных подразделений начинают использовать НТД из сомнительных источников, таких как интернет или различных справочных пособий, редакции которых давно устарели и  актуальность содержащихся в них информации – большой вопрос.

Бывают ситуации, когда специалисту СП необходимы документы для ознакомления с содержанием текста. Зная, что в стандарте по управлению документацией фразы «мне только посмотреть» не существует, он встает перед выбором:  или использовать сомнительные источники, предоставляющие НТД в свободном доступе, или оформлять заявку на НТД в отдел, занимающийся данной работой и ждать. Сколько? Вопрос времени и финансовых возможностей организации.

Использование документации из «сомнительных» источников не дает возможности отследить сами источники получения НТД и, следовательно, не гарантирует использование актуальных редакций НТД.

Кроме того, своевременно актуализировать массивные фонды документации, находящиеся в обращении в структурных подразделениях организации, строго в соответствии со стандартом невозможно в силу некоторых обстоятельств. Прежде всего, это человеческий фактор. Не будем забывать: человек – не машина. Ведь кроме работы по формированию и ведению фонда НТД, часто в функции данного специалиста входят и другие обязанности? Помимо  этого, закупая НТД на бумажных носителях в различных организациях, все появляющиеся дополнения или изменения к таким документам потребитель должен запрашивать самостоятельно. При этом, приобретение каких-либо изменений или дополнений сопряжено с дополнительными финансовыми затратами и не всегда могут поступать своевременно.

Выводы неутешительны: при «классической» схеме управления НТД существует ряд факторов, негативно влияющих на качество выполняемых работ, сказывающихся, в конечном итоге, на экономической и производственной безопасности предприятия:

* Неэффективность использования рабочего времени

- Большая часть рабочего времени тратится на рутинные, неэффективные операции – поиск документов, оформление журналов (служебных записок, регистрации заявок, регистрации НТД и изменений т.д.), актуализация НТД на БНИ;

* Несоответствие требованиям стандарта по управлению документацией

- Несвоевременное обеспечение СП требуемыми НТД;

- НТД, находящаяся в обращении, не всегда отвечает требованиям актуальности;

- Использование специалистами структурных подразделений НТД из непроверенных источников.

* «Лишние» финансовые затраты со стороны предприятия на приобретение и актуализацию НТД

- На приобретение копий НТД и ее актуализацию

- На расходные материалы

Существует возможность оптимизировать процесс управления нормативно-технической документацией в организации. Для этого необходимо внести ряд изменений в стандарт по управлению НД и определить круг источников получения и актуализации документации, сделав упор на современные информационно-поисковые системы, отвечающие необходимым требованиям к работе с НТД, такие как «NormaCS».

Продуманный интерфейс и удобный механизм ИПС «NormaCS», а также постоянное наполнение и актуализация базы позволят:

* Максимально снизить трудозатраты на выполнение рутинных операций:

- Сократить время,  затрачиваемое на поиск и заказ НТД;

- Сократить время, связанное с обработкой бумажных документов;

- Сократить время на актуализацию НТД;

- Уменьшить время реагирования на входящий запрос;

- Уменьшить время доступа к требуемой информации.

* Обеспечить соответствие требованиям внутреннего документа по управлению нормативно-технической документацией:

- Своевременно снабжать СП необходимой НТД;

- Оперативно обеспечивать специалистов СП информацией об утвержденных (принятых) стандартах и изменениях к ним, а также о других нормативно-технических документах находящихся в обращении СП предприятия;

- Снизить риск использования СП в неактуальной редакции НТД.

* Сократить экономические затраты со стороны предприятия на приобретение и актуализацию НТД

- Сократить затраты на стоимость комплектующих и материалов;

- Сократить затраты на актуализацию и покупку НТД.

Кроме того, применение программного модуля «NormaCS PRO» - инструмента для создания и ведения баз данных в формате NormaCS - позволит создать собственный фонд НД и получить единую базу НД, включающую документы, находящиеся в «NormaCS», документы, разработанные предприятием, и нормативные документы, являющиеся авторскими разработками, которые не могут быть включены в тиражные информационно-поисковые системы.

Comments